Muchas y variadas son las razones por las que empresas y autónomos deciden cambiar de asesoría. A continuación, se ofrece una muestra de las más importantes.
Consideraciones previas al cambio de asesoría
Existe un gran temor a la hora de tomar la decisión de cambiar de asesoría. No hay que perder de vista que nuestros asesores no dejan de ser un acreedor más y que existen protocolos que permiten una transacción correcta tanto de la información como de la documentación.
No existe una fecha ideal para realizar el cambio, puede hacerse en cualquier momento; no obstante, hay períodos más aconsejables que pueden evitar duplicidades y/o pérdidas.
¿Por qué cambiar de asesoría?
- A veces el problema radica en un trato incorrecto, que te hace sentir incómodo o que transmite poca confianza. No existe una auténtica relación con el asesor; incluso hay casos donde no se conoce. No saber quién gestiona la información de la empresa, originándose un trato completamente impersonal.
- No poder hablar directamente con tu asesor, a pesar de la insistencia, o que te atienda personal no experto o que desconozca tu caso; invirtiendo demasiado tiempo para llevar documentación o resolver dudas, aún teniendo cita previa.
- Cometer errores en nuestra contabilidad e impuestos que nos llevan a perder la confianza.
- La falta de información sobre cambios que puedan afectar a nuestra actividad, sobre beneficios, subvenciones o legislación; es decir, no están actualizados y no nos asesoran. Se limitan a pasar la contabilidad y presentar los impuestos.
- El avance tecnológico no ha repercutido en la cuota, a pesar de que la transformación digital permite hacer los mismos servicios a mitad de coste.
- Los precios no se adaptan a nuestras necesidades, pagando por un servicio que realmente no usamos ni necesitamos.
- No tenemos claro los servicios que nos ofrecen ni el precio que se tiene que pagar por las gestiones obligatorias en el período de un año; incluso, nos han aumentado el precio fijado argumentado costes de servicios que NO estaban incluidos en la oferta inicial.
- La asesoría se ha quedado anclada y no se ha actualizado tecnológicamente. No usa programas de facturación y contabilidad que nos permitan un acceso inmediato, seguro y a tiempo real de los datos.
¿Cuándo cambiar de asesoría?
No es verdad que se deba esperar a finalizar el año para cambiar de asesoría. El cambio se puede realizar en cualquier momento sin más problemas, ya que la nueva asesoría se encargará de ponerse en contacto directamente con la antigua y tramitará todo el traspaso, de forma que no haya que preocuparse por nada. Todo ello, claro está, sin ningún tipo de coste por su parte.
No obstante, hacerlo a primeros de año puede ofrecer una serie de ventajas en tanto el cierre fiscal (para la gran mayoría de empresas) tiene lugar el 31 de diciembre.
- La asesoría saliente será responsable del cierre del ejercicio y de la presentación de los impuestos correspondientes.
- La nueva asesoría se encargará, pues, de comenzar el nuevo ejercicio.
- Se evita, con ello, omisiones y errores; ya que en los impuestos que se presentan en el 4º trimestre se suelen regularizar las disparidades de trimestres anteriores, siendo la antigua asesoría quien mejor los conoce.
- También se evitan posibles duplicidades; máxime si se tiene en cuenta la posibilidad de incompatibilidades técnicas entre los programas informáticos empleados.
- Las responsabilidades quedan mejor limitadas para cada asesoría al tratarse de períodos completos.
¿Cómo cambiar?
Cambiar de asesoría es un proceso sencillo. Una vez lo hayas comunicado a tu actual asesoría, tus nuevos asesores se encargarán de todo. No deben existir complicaciones ni constituir un cambo traumático.
La nueva asesoría comenzará el proceso con un checklist de todo lo que se va a precisar, de manera que se asegure poseer toda la información y documentación (sobre todo lo relativo a expedientes originales). Igualmente este checklist deberá reflejar todo lo que se recoge de la asesoría, verificando que está todo.
Es recomendable:
- Plantear un control del trabajo realizado en todos los niveles (contable, fiscal, laboral y jurídico) y ver las posibles mejoras con la nueva asesoría.
- Asimismo es importante la coordinación del cambio de responsabilidad para la visualización del Buzón de Notificaciones Telemáticas del cliente.
¿ Qué tener en cuenta al elegir una nueva asesoría ?
- Es evidente que una asesoría debe prestar los servicios de contabilidad, presentación de impuestos, confección de nóminas y finiquitos… Esta es la base de la oferta de cualquier asesoría integral.
- Que sea una asesoría que vaya al compás del progreso, que con motivo de la transformación digital sea capaz de ofrecer nuevos servicios y precios más competitivos.
- Que ofrezca proactividad e interacción, preocupándose de rebajar tu carga fiscal y buscando propuestas que ayuden a mejorar el día a día de los mismos.
- Que la proactividad se traduzca, además, en un trato directo con el asesor (feeling),que manifieste realmente que conoce en detalle el funcionamiento de nuestra empresa. Que no sólo gestione sino que también asesore.
- Transparencia en los contratos, que quede claro qué entra y qué no y pagar sólo por lo que se necesita; para ello un buen planteamiento inicial deberá bastar.
- Asegurarse de que el futuro crecimiento de tu empresa es compatible con las opciones de la asesoría de ofrecerte lo que necesites en cada momento; es decir, ponderar la capacidad de la asesoría de cara al futuro para evitar cambios innecesarios.
- Evitar cláusulas de permanencia. No hay nada peor que dejar tu empresa en manos de quien no confías.
- Que posean un servicio integral ( seguros, LOPD, Prevención de Riesgos, Patentes… ) que aporte tranquilidad.
- Que dominen los Procedimientos de Calidad ISO
- Que estén cubiertos con Seguro de Responsabilidad Civil, ante la posibilidad de un error.
- Que faciliten el acceso por medios tecnológicos a los datos de la empresa ( contabilidad, balances, nóminas, impuestos…).
- Un plan de reuniones estratégicas en el tiempo para valorar la marcha de la empresa, a efectos de poder corregir objetivos y cambios.
- Y, ¿por qué no? Tabular también las ofertas que nos hacen y los regalos tecnológicos que puedan ofrecernos.
Y recuerda
- A la hora de hacer este tipo de cambios no es recomendable ser impulsivo y quedarse con la primera asesoría con la que te encuentres.
- Considera la experiencia de la asesoría, puesto que acostumbra a ser un indicador de fiabilidad, junto con la formación y experiencia de sus profesionales.
- Valora los servicios complementarios.
- Preocúpate por la seguridad de los datos.
- Ten claro cuál es el presupuestode tu empresa y exige un presupuesto claro, sin costes ocultos.
- Asegúrate que el traspaso de datos no tenga costes asociados.
